المسئوليات والإختصاصات :
1-متابعة تنفيذ خطة الأقسام المختلفة
2-تصريف شئون الطلاب والإشراف على التدريب العملى للطلاب
3-دراسة مقترحات الأقسام فى شأن الندب للتدريس والإمتحانات من خارج المعهد
4-الإشراف على رعاية الطلاب وشئونهم الرياضية والاجتماعية
5-الإشراف على متابعة تدريس المقررات والتربية العسكرية
6-الإشراف على شئون الطلاب الوافدين
7-المتابعة التعليمية
ويتولى الإشراف على كلاً من:
أ - إدارة شئون التعليم والمتابعة
ب - لجنة إدارة الأمتحانات والكنترول
جـ - وحدة تكنولوجيا المعلومات
د – إدارة المكتبة الرقمية ومكتبة الآطلاع
هـ- وحدة خدمة المجتمع وتنمية البيئة
و- إدارة التدريب
ز- لجنة الخريجين
حـ- إدارة رعاية الشباب
ط- إدارة شئون الطلاب
ي- الأرشيف
ك- شئون الخريجين
أ - إدارة شئون التعليم والمتابعة:
1-متابعة برامج و نظم البرامج الأكاديمية (بما فى ذلك توصيف البرامج الأكاديمية والتقارير الدورية عن المقررات والبرامج ووضع خطط التطوير السنوية بناء على تقارير منسقى البرامج(
2-تتبع نتائج الامتحانات و دراسة الاحصاءات الخاصة بها ومدى تحقق المعايير الأكاديمية فى الخريج، وتقارير لجان الامتحان عن مستوياتها، و تقديم التوصيات اللازمة فى شئونها الى مجلس ادارة المعهد
3-تنظيم سياسة علمية للطلاب، بحيث يكون لكل مجموعة من طلاب الفرقة الدراسية بالمعهد رائد من أعضاء هيئة التدريس يعاونه مدرس مساعد أو معيد يقوم بالالتقاء دورياً بطلاب مجموعته للوقوف على مشاكلهم العلمية و توجيههم و العمل على حلها بمعرفة إدارة المعهد و أساتذته
4-إعداد ومراجعة دليل الطالب
5-التأكد من توافر ملفات المقررات بالأقسام وتتبع توصيف وتقارير البرامج الأكاديمية
6- تيسير طبع و نشر الكتب والمذكرات الدراسية
7-العمل على تشجيع تكوين الجمعية العلمية بريادة أعضاء هيئة التدريس وتنظيم الزيارات والأنشطة العلمية المناسبة للطلاب ومشروعات خدمة البيئة التى ترتبط بتخصصاتهم من خلال الأقسام المختصة
8-عرض الأعمال المتعلقة بإدارة شئون التعليم على أ.د/ وكيل المعهد لشئون الطلاب
9-القيام بإجراءات الرقابة والتحريات اللازمة في مختلف أقسام المعهد
10-تقديم تقارير دورية عن متابعة سير العملية التعليمية فيما يتعلق بحضور وانصراف أعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة في المحاضرات، والتنسيق فيما يتعلق بقاعات الدراسة وتناسقها مع عدد المحاضرات اليومية بالجداول الدراسية
11- العمل على تنمية وتقوية مفهوم الرقابة الذاتية لدى أعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة
12- تنظيم وحفظ الملفات والمعلومات الخاصة بأعمال المتابعة بأسلوب يساعد على استخراجها بسهولة ويسر
13- تقديم مقترحات من شأنها تسهيل وتحسين سير العمل بالمعهد
14- إجراء الرقابة اللازمة لسير العملية التعليمية بالمعهد، وما يرتبط، للتأكد من سلامة العمل، وإجراءاته ومطابقته للأنظمة واللوائح والإجراءات المتبعة
15- إجراء جولات متابعة لسير العملية التعليمية، ومايرتبط بها للوقوف على مواطن التميز والقصور، واكتشاف حالات الإخلال بأداء الواجبات الوظيفية، أو التراخي في إنجاز الأعمال، بالتعاون والتنسيق مع الجهات المختصة في المعهد
16- مراقبة سير العمل في إدارات المعهد مثل إدارة المكتبة والوحدات التابعة لها، للتأكد من مطابقتها للأنظمة، واللوائح، والإجراءات المتبعة
ب - لجنة إدارة الأمتحانات والكنترول:
وفقاً للائحة الداخلية لمعهد الألسن العالي للسياحة والفنادق والحاسب الآلي، يعتبر عميد المعهد رئيساً للجنة الامتحانات ويتولى تشكيلها ويشرف على سير العمل بها، ويشكل لكل امتحان كنترول مستقل حسب الامتحانات المحددة بالمعهد
تتكون اللجنة من أربعة لجان أساسية وهى:
1- لجنة المراقبة العامة:
تختص بتحرير صحائف الطلاب وتنظيم مراحل العمل بالامتحان ورصد الدرجات والتقديرات ومراجعتها واستخراج النتائج وإعدادها للاعتماد والإعلان وتحقيق الشكاوى التى تقدم بشأنها بعد الإعلان عنها. يتولى رئاسة لجنة المراقبة العامة وكيل المعهد لشئون التعليم والطلاب، وفى حالة عدم تواجده يرأس اللجنة أحد أعضاء هيئة التدريس يختاره العميد وبما لا تقل وظيفته عن درجة أستاذ مساعد. تتفرع عن اللجنة لجان تختص كل منها بإحدى الفرق الدراسية ويجوز ان تتفرع اللجنة العامة الى لجان على مستوى الشعب الدراسية لجميع الفرق الدراسية التى يشملها المعهد (عضو لكل 15طالب بكل لجنة فرعية بحيث لا يقل عدد الأعضاء عن اثنين بأى حال من الأحوال عدا رئيس اللجنة الفرعية وعضو يختص بتحرير الصحائف بالإضافة الى عامل خدمات لكل لجنة فرعية)، ويكون تشكيل المراقبة العامة من أعضاء هيئة التدريس بالمعهد (عاملين ومتفرغين) وفى حالة عدم توافر العدد اللازم للجنة يستوفى تشكيلها بحسب الترتيب الآتى:
•الأساتذة غير المتفرغين بالمعهد وذلك باعتماد العميد
•الهيئة المعاونة بنسبة 50% من عدد أعضاء اللجنة على ألا يمتد عملهم الى الرصد والترقيم واستخراج النتائج
•أعضاء هيئة تدريس من كليات الجامعات الأخرى
2- لجنة إدارة الامتحانات:
تختص بجميع أعمال الاعداد والتنظيم للامتحانات بما فى ذلك اعداد احتياجات ومتطلبات الامتحان من أماكن عقده وكافة الأعمال الإدارية والمالية للامتحان وصرف مكافأته بما فى ذلك الامتحانات العملية، ويعد جميع العاملين بالمعهد من غير الفئات الحرفية والخدمات المعاونة مسئولون عن أعمال الامتحانات التحريرية والعملية والشفوية التى تجرى بالمعهد على مدار العام ويحدد عميد المعهد الأعمال المكلف بها كل فرد من العاملين بالمعهد لكل امتحان.
3- لجنة الخدمة العامة:
•تختص بالقيام بأعمال الخدمات المتعلقة باعداد أماكن الإمتحان وتجهيزها وإخلائها والخدمة فى ايام الامتحان
•تشكل اللجنة من جميع العاملين بمجموعة الوظائف الحرفية والخدمات المعاونة بالمعهد
4- لجان الملاحظة:
يشكل رئيس الإمتحان لجان الملاحظة فى كل امتحان تحريرى على الوجه التالى:
•لا يقل عدد الملاحظين فى المكان الواحد عن أثنين
•يخصص ملاحظ لكل 30 طالب على الأقل فى كل جلسة امتحان تحريرى
•يضاف الى جملة الملاحظين فى كل جلسة امتحان تحريرى 10% من مجموعهم إحتياطياً
•يضاف الى جملة الملاحظين فى كل جلسة إمتحان تحريرى مراقب لكل مائة طالب ويختص المراقب بمعاونة رئيس الامتحان فى الإشراف على لجان الامتحان
إجمالاً تتولى لجنة الإمتحانات والكنترولات المسائل الأتية:
1-تحديد الاحتياجات الضرورية لعملية سير الامتحانات
2-تحديد الجهات ومصادر الموارد التى يمكن الاستعانة بها
3-تشكيل لجان المراقبة والاشراف
4-وضع جداول الامتحانات (شاملة أماكن اللجان ومواعيد الامتحانات)
5-تجهيز قاعات عقد الامتحانات
6-تجهيز وتصميم أوراق الإجابة من حيث عددها وجودتها واعتمادها بختم الكنترول
7-وضع الأوراق الخاصة بكل لجنة بعددها في مظروف عليه جميع بيانات الفرقة، المادة، اليوم، الساعة، رقم اللجنة، مكانها، عدد الطلاب بها، المراقبين والملاحظين، رئيس اللجان المسئول
8-متابعة أداء المسئولين أثناء عقد الامتحان والتأكد من القيام بالمهام المسندة إليهم بالشكل المطلوب وكذلك ضبط مخالفات المتقاعسين
9-فتح مظاريف الأسئلة تحت إشراف رئيس لجنة المراقبة العامة للفرقة بحضور من قام بوضع ورقة الأسئلة التى يتم طباعتها فى موعد سابق تحت مسئولية من قام بوضعها ويسلمها للجان المساعدة ويتعين على المسئول عن الطبع ان يتخذ كافة الاجراءات التى تضمن سرية هذا العمل
10-تسجيل العجز فى الامكانات والتجهيزات ان وجد، وتحديد المطلوب لتحسين الآداء
11-استلام كشوف نتائج الامتحانات الشفوية والعملية وأعمال السنة من اللجان المساعدة قبل فض سرية كراسات الامتحانات التحريرية وتكون الكشوف معتمدة من رئيس مجلس القسم المختص
12-مراجعة كراسات الاجابة من الداخل للتأكد من تصحيح جميع الجزئيات وجمع درجات الاسئلة ومطابقتها للدرجة المثبتة على الغلاف، وفى حالة تبين وجود اجابة غير مصححة يطلب من المصحح الحضور الى مقر لجنة الكنترول لاستكمال التصحيح مع الحفاظ على سرية كراسة الإجابة ويتم ذلك بوجود رئيس الكنترول المختص
13-مراجعة مجموع الدرجات التى حصل عليها الطالب وفى حالة وجود خطأ فى عملية الجمع تقوم اللجنة بتصحيحه دون الرجوع الى المصحح مع توضيح ان التصحيح تم بمعرفة لجنة الكنترول ويوقع رئيس الكنترول على الدرجة بعد تصويبها
14-التأكد من استيفاء توقيعات جميع أعضاء لجنة الامتحان لكل مقرر
15-رصد الدرجات ومقررات التخلف فى الكنترول شيت وإثبات الأعذار الخاصة بالطلاب وإثبات التقديرات
16-تطبيق قواعد التيسير
17-استلام نموذج الإجابة النموذجية لكل امتحان تم وضعه مع كراسات الإجابة بعد تصحيحها
18-مراجعة اعمال الكنترولات بأخذ عينات من أوراق الاجابة ومراجعة أعمال التصحيح والجمع والرصد
جـ - وحدة تكنولوجيا المعلومات:
المسئوليات والإختصاصات :
1-تصميم صفحة المعهد متضمنة كافة انشطتها لأقسامها العلمية والادارية على شبكة المعلومات
2-رفع المقررات الالكترونية والجداول الدراسية والامتحانات على شبكة المعلومات
3-إعداد الخطط الخاصة بتركيب واختبار برامج نظم تشغيل الحاسب والبرامج المساعدة
4-مراقبة برامج تشغيل الحاسب وتشخيص أعطالها والعمل على متابعة تحديثها وصيانتها
5-تطوير البرامج المساندة لنظم التشغيل لتلبية احتياجات مركز المعلومات واقتراح شراء ما يلزم منها
حسب حاجة المركز ووضع المواصفات الخاصة بها
6-تقديم العون والمشورة الفنية فيما يخص نظم التشغيل والبرامج المساندة للعاملين بكافة أقسام
المعهد
7-الإشراف على صيانة الشبكات الحاسوبية بالمعهد
8-الإشراف على شبكة خطوط الاتصالات والعمل على رفع كفاءة تشغيلها بما يكفل حصول المستفيدين على الخدمة بشكل دقيق ومنتظم
9-نشر ثقافة التعليم الإلكتروني بالمعهد
10-مساعدة أعضاء هيئة التدريس بالمعهد في تصميم وتطويروتحويل مقرراتهم إلى مقررات إلكترونية
11-تقديم دورات وورش عمل لأعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة عن التعليم الإلكتروني
12-الإشراف على موقع المعهد على الإنترنت وتطويره وتحديثه على الإنترنت
13-الإشراف على مواقع الأقسام العلمية على الإنترنت وتطويرها وتحديثها
د – إدارة المكتبة الرقمية ومكتبة الآطلاع:
المسئوليات والإختصاصات:
1-وضع نظم لحصر ومراجعة وتحليل نسب المستفيدين من خدمات مكتبات المعهد سنوياً من طلاب وأعضاء هيئة التدريس ومعاوني أعضاء هيئة التدريس
2-متابعة توافر التجهيزات المناسبة واجهزة الحاسب وشبكة الانترنت واتاحتها، والمراجع والدوريات الكافية والحديثة، وخدمات التصوير بمكتبة المعهد
3-تطبيق نظم التقويم المستمر فيما يخص ملاحظة المكتبة وفقاً للنموذج المعد لذلك وكتابة التقارير الدورية عنها
4-اتخاذ الاجراءات اللازمة لتزويد مكتبة المعهد بالكتب و المراجع العلمية و الدوريات
5-إعداد السجلات اللازمة لقيد و تسجيل المراجع العلمية و الكتب و الدوريات الواردة لمكتبة المعهد
6-القيام بأعمال الفهرسة طبقا للقواعد و اللوائح المكتبية
7-القيام باتخاذ إجراءات تبادل المطبوعات مع الكليات و المعاهد و مراكز البحوث العلمية
8-تنظيم الاستعارات الخارجية والداخلية بمكتبة المعهد و تقديم الخدمات المكتبية اللازمة
9-العمل على تنظيم عُهَد المكتبة بالمعهد و صيانة محتوياتها
10-القيام بأعمال سكرتارية لجنة شئون المكتبات بالمعهد
هـ- وحدة خدمة المجتمع وتنمية البيئة:
المسئوليات والإختصاصات:
1-دراسة احتياجات المجتمع المحيط بالمعهد ووضع مقترحات لتلبيتها) وفقاً لطبيعة أنشطة المعهد أوالامكانات المتاحة)
2-إعداد الخطط و البرامج التى تكفل تحقيق دور المعهد فى خدمة المجتمع و تنمية البيئة
3-تنظيم المؤتمرات والندوات العلمية والمحاضرات التى تستهدف خدمة المجتمع وتنمية البيئة
4-إعداد قاعدة بيانات بالقطاعات الإنتاجية والخدمية والأطراف المجتمعية المستفيدة من المعهد وتفعيل العلاقات المتبادلة معها
5-تعزيز التعاون مع المؤسسات الإنتاجية والخدمية في المجتمع وترجمة هذا التعاون إلى شراكة أو اتفاقيات أواستشارات أو مشروعات في المجالات المختلفة
و- إدارة التدريب:
تتكون من رئيس وعضوين على الاقل وتختص هذه اللجنة بما يلى:
1-تحديد آليات نشر ثقافة التدريب وتشجيع الجهات المُختلفة على الأشتراك في التدريب
2-تحديد الاحتياجات التدريبية للفئات المستهدف تنمية قدراتها من خلال التواصل مع (رؤساء أقسام البرامج التعليمية – الأمين العام) لكلاً من (القيادات الأكاديمية والإدارية – أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم – الجهاز الإداري – الطلاب – الخريجين)
3-إعداد خطط تدريبية بناءً على الأحتياجات التدريبية للأقسام العلمية والجهاز الإداري لرفع كفاءة وتنمية الموارد البشرية بالمعهد (القيادات الأكاديمية والإدارية – أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم – الجهاز الإداري – الطلاب – الخريجين) وتقارير متابعتها بما يسهم فى تحقيق خطة المعهد والوصول للجودة الشاملة
4-إعداد تقرير قياس رضا القيادات الأكاديمية والإدارية عن التدريب
5-قياس اثر ومردود التدريب على تحسن الاداء بالمعهد
6-تقييم الوضع الحالي وتحديد الاحتياجات التدريبية بشكل مستمر ووضع خطط تحسين وتطوير
7-تحديث كتيب التدريب الميداني بمشاركة أقسام البرامج التعليمية
8-تقارير متابعة التدريب الميداني للطلاب في البرامج التعليمية المختلفة (يتضمن بيان بالطلاب الذين أدوا التدريب / تقرير تقييم الطلاب من قبل جهات التدريب / نماذج من شهادات التدريب الخاصة بالطلاب / آليات وأساليب قياس فاعلية التدريب/ تقرير متابعة الزيارات للبرامج التعليمية المُختلفة/ بيان بعدد ونسبة المتدربين إلى العدد الإجمالي
9-تنسيق عقد اتفاقيات تعاون مع أطراف المجتمع الخارجي بما يخدم البرامج التعليمية المُفعلة بالمعهد وذلك بحضور رؤساء الأقسام
10-تقرير عن اتفاقيات التعاون التي تمت خلال العام وما يفيد باعلانها للجهات المعنية
11-تقارير بطاقات الملاحظة عن أماكن التدريب الميداني بالمعهد (المتحف، المطبخ، المطعم،... ألخ) وتقرير بالإجراءات التصحيحة اللازمة بمشاركة رؤساء الأقسام العلمية
12-تقرير مشاركة الأطراف المجتمعية في التدريب الميداني للطلاب/ ملتقى التوظيف وفرص التوظيف/ شراكات أو اتفاقيات وغيرها من الأنشطة المختلفة
13-بيان بعدد البرامج التدريبية المُنفذة وعدد ونسبة المتدربين إلى العدد الإجمالي
ز- لجنة الخريجين:
المسئوليات والإختصاصات:
1- الاتصال والتواصل الفعال بين المعهد والخريجين من خلال نموذج الإلكتروني و نموذج ورقي يتم ملئهم بالطرق الإلكترونية والورقية معًا من خلال الخريجين
2- حصر الخريجين وعمل قاعدة بيانات لهم
3- مد جسور للتواصل بين المعهد وأصحاب المؤسسات والشركات المحيطة لمعرفة احتياجاتهم من الخريجين
4- المشاركة في وضع مقترح الخطة السنوية للمعهد بجميع وحداته
5- مشاركة الخريجين بالأنشطة التي ينظمها المعهد وتتمثل فى التالى: المعارض، الندوات، المحاضرات العامة، اللقاءات،…وكذلك بالإضافة إلى التالى:
- ملتقيات التوظف: يتم من خلالها دعوة الخريجين ومؤسسات المجتمع ورجال الأعمال وذلك لإتاحة فرص عمل متنوعة للخريجين
- تبادل الخبرات: يتم من خلالها تنظيم لقاءات للخريجين المميزين الذين نجحوا في الحياة العملية وعرض قصص نجاحهم على أقرانهم من الخريجين وكذلك الطلاب الذين لم يتخرجوا وذلك حتى تكون دافعًا لهم.
- دورات تدريبية: حيث يتم عرض دورات تدريبية على ضوء الاحتياجات التدريبية والمهنية للخريجين والتي تساعدهم على سد النقص في المهارات المهنية الخاصة بهم. كما تقوم بالعمل على إعلام الخريجين للمشاركة في تلك الدورات والندوات وورش عمل.
- يوم الخريج: يتم من خلالها إقامة حفل لم الشمل للخريجين بصفة سنوية
- تكريم أوائل الدفعات: حيث يتم عرض أسماء وصور الطلبة الأوائل سنوياً بالمعهد على الموقع الالكتروني وصفحة المعهد الرسمية على مواقع التواصل الإجتماعي
- إعلانات الوظائف:
حيث يتم من خلال تلك الأداة الإعلان عن الوظائف المتنوعة التي يتم الإعلان عنها من خلال المؤسسات والشركات المختلفة وتناسب خريجي المعهد في مختلف المجالات على صفحة المعهد الرسمية على مواقع التواصل الإجتماعي.
حـ- إدارة رعاية الشباب:
المسئوليات والإختصاصات:
1-اقتراح البرامج والمشروعات التى تكفل شغل أوقات الفراغ لطلاب المعهد والاشراف على تنفيذها
2-تنظيم الاشتراك فى البرامج والمشروعات والمسابقات التى تنظم فى مجالات رعاية الشباب
3-متابعة سير العمل بمراكز النشاط الرياضى والفنى والاجتماعى بالمعهد
4-إعداد مشروعات الخدمات العامة ومعسكرات العمل ومتابعة تنفيذها والإشراف على حسن سير العمل بها
5-القيام بالتنظيم و الإشراف على تنفيذ الأنشطة الرياضية واعداد وتجهيز وصيانة الملاعب والمنشآت الرياضية ومتابعة أعمال التدريبات والمسابقات الرياضية التى يشترك فيها المعهد
6-تنظيم اقامة المعارض الخاصة بالنشاط الفنى بالمعهد والعمل على تشجيع ممارسة هذا النشاط بالمعهد
7-تشجيع ممارسة الهوايات الأدبية والفنية المختلفة واعداد الخطط والبرامج اللازمة لذلك
8-القيام ببحث حالات الطلاب المتقدمين للحصول على مساعدات والعمل على تيسير حصول الطلاب على الاحتياجات الدراسية و المعيشية
9-إمساك السجلات اللازمة لتسجيل العمليات المتعلقة بنشاط رعاية الشباب بالمعهد
10-إعداد كافة المعلومات والبيانات والاحصاءات المتعلقة بالانشطة المختلفة لرعاية الشباب بالمعهد وابلاغها للجهات المعنية
ط- إدارة شئون الطلاب:
المسئوليات والإختصاصات:
1-متابعة كافة طلاب المعهد من النواحي الإجتماعية والمرضية والحالات الإنسانية
2-يمثل حلقة الوصل بين ادارة المعهد وأعضاء هيئة التدريس فيما يخص مصلحة الطلاب ذوي الإحتياجات الخاصة
ي- الأرشيف:
يختص بحفظ وأرشفة بيانات جميع الطلاب المتقدمين للمعهد وكل ما يتعلق بهم خلال سنوات الدراسة وحتى التخرج
ك- شئون الخريجين:
المسئوليات والإختصاصات:
1-كل ما يتعلق بخريجي المعهد من ( شهادات التخرج- مستخرجات للخريجين القدامى- بيان تقديرات- كافة الخطابات الخاصة بالخريجين القدامى .... ألخ)
2-اتخاذ اجراءات اعتماد القرارات الخاصة بمنح الخريجين الدرجات العلمية وابلاغ الجهات المعنية بأسماء الخريجين ونتائجهم
المسئوليات والإختصاصات :
1-تتلقى اللجنة كافة الإستفسارات والإقتراحات والشكاوى كتابةً باليد أو شفهية أو عن طريق صندوق الإقتراحات والشكاوى من السادة أعضاء هيئة التدريس ومعاوني أعضاء هيئة التدريس والسادة الإداريين والطلاب
2-تقوم اللجنة بجمع وفحص واستعراض ودراسة كل ما ذكر والتحقيق فيه والتحقق من جديتة وتوثيقة بالمستندات إن وجدت والعمل على إيجاد الحلول للشكاوى, والردود للإستفسارات وإتخاذ الاجراءات التصحيحة اللازمة لإزالة الشكوى ومتابعة حلها مع قيادات المعهد
3-تقوم اللجنة بتقديم تقرير دورى للسيد الأستاذ الدكتور/عميد المعهد موضحاً فيه نشاطها, وما قامت به من إجراءات لحل المشكلات, وكذلك نتائج دراسة الاقتراحات المقدمة للجنة
المسئوليات والإختصاصات:
1-متابعة تنفيذ القوانين واللوائح والقرارات والمنشورات التى تصدر عن السلطات المختصة
2-تولى مسئوليات إدارة جميع الاجهزة المالية والإدارية بالمعهد تحت اشراف العميد والوكيل كل فيما يخصه
3-توجيه العاملين والاشراف على تدريبهم واقتراح وسائل علاج الصعوبات التى تعوق سير العمل بعد دراستها مع العاملين و رؤسائهم
4-امداد مجلس المعهد والاقسام واللجان المختلفة بالبيانات اللازمة لبحث الموضوعات المعروضة عليها ومتابعة تنفيذ ما يصدر فى شأنها من قرارات
5-الإشراف على تحصيل الأموال المستحقة للمعهد من قبل الطلاب وغيرهم ورقابة أوجه الصرف المختلفة فى حدود الإعتمادات المخصصة لها ومتابعة كافة الأعمال المتعلقة بالشئون المالية بالمعهد
6-وضع التقارير السنوية للعاملين بالمعهد بعد أخذ رأي الرؤساء المباشرين لهم
7-الترخيص بالاجازات الاعتيادية والعارضة للعاملين بالمعهد
8-المحافظة على منشآت المعهد و ممتلكاته ووضع النظم الكفيلة بذلك و مراقبة تنفيذها
ويتولى الإشراف على كلاً من:
أ- الإدارة المالية
ب- إدارة الموارد البشرية
جـ - العيادة
د- إدارة الأمن والخدمات
أ- الإدارة المالية
المسئوليات والإختصاصات:
1.متابعة تنفيذ أحكام القوانين واللوائح المالية بما يضمن حسن سير وسلامة العمل فى الشئون المالية
2.متابعة كافة اعمال المشتريات بالمعهد والاشراف عليها
3.متابعة اعداد المقايسات السنوية والاشراف على تنفيذها
4.متابعة تنظيم المخازن والاشراف على طرق التخزين ومراقبة صرف الاصناف من المخازن
5.القيام بأعمال الجرد الدورى والمفاجئ على خزينة المعهد و على موجودات المخازن
6.اعداد كافة التقارير الدورية والسنوية عن نشاط الشئون المالية بالمعهد وعرضها على السلطات المختصة
ويتبع الإدارة المالية كلاً من:
1- المخازن
2- الخزينة
3- مكتبة البيع
1- المخازن:
المسئوليات والإختصاصات:
1.تنفيذ ما تنص عليه لائحة المخازن والتعليمات المالية
2.تسديد موقف الرسائل الواردة أولاً بأول من حيث عمليات الفحص والتشغيل والإجراءات المخزنية
3.إنشاء مخازن مستقلة لكل نوع من المخازن
4.إمساك الدفاتر والسجلات اللازمة طبقاً لما تنص عليه لائحة المخازن والتعليمات المالية
5.الترخيص بصرف مختلف الاصناف من المخزن حسب احتياجات الأقسام المختلفة
6.تخزين الأصناف بطريقة مخزنية سليمة لسهولة التداول مع عدم تعرضها للفقد أو التلف
7.حفظ الأوراق والدفاتر المرتبطة بعمل المخازن
8.تنظيم استلام الأصناف المستعملة والكهنة وأوراق الدشت مع تنفيذ التعليمات الصادرة بشأنها
9.مراجعة إجراءات العُهَد وإجراءات نقلها أو أي تغيير يطرأ عليها
10.اتخاذ إجراءات فحص الأصناف التى ترد للمعهد
11.تجميع كشوف الجرد السنوى والحصر الإجمالى لموجودات المخازن وقيدها بالسجلات
12.حصر الأصناف الزائدة والمستغنى عنها وأوراق الدشت
13.إمساك سجلات أرباب العُهَد والإخطار بأى تعديلات
2- الخزينة
المسئوليات والإختصاصات:
1.متابعة صرف الاستحقاقات التى لا يتم صرفها الكترونياً
2.حفظ مستندات صرف السلف المستديمة واستعاضتها وتسليمها للجهات المختصة وفقاً للوائح والتعليمات المعمول بها فى هذا الشأن
3.جرد العُهَد والنقود والأوراق ذات القيمة فى نهاية اليوم
4.متابعة توريد المبالغ المتحصلة وإرسال إيصال التوريد الى الحسابات لتسوية المبالغ التى تم توريدها
3- مكتبة البيع:
تختص ببيع الكتب الخاصة بجميع شعب المعهد لجميع الفرق الدراسية
ب- إدارة الموارد البشرية:
المسئوليات والإختصاصات:
1.تنفيذ جميع الأعمال المتصلة بشئون الأفراد(العاملين – أعضاء هيئة التدريس) و ذلك فى حدود الإختصاصات المخولة لعميد المعهد او المفوض فيها
2.مراجعة الموضوعات المتعلقة بشئون الأفراد (أعضاء هيئة التدريس – العاملين) والمطلوب عرضها على مجلس ادارة المعهد ومتابعة ما يصدر في شأنها من قرارات
3.متابعة تنفيذ نظام تسجيل البريد الوارد و الصادر وحفظ الوثائق المختلفة والقيد بالسجلات والكروت والنماذج المعدة لذلك
4.متابعة تنفيذ نظم الحضور والانصراف للعاملين بالمعهد
جـ- العيادة
يتوفر بالعيادة طبيب معين موكل بالإشراف الطبي الكامل على جميع أفراد المعهد من (أعضاء هيئة تدريس, معاوني أعضاء هيئة التدريس, الإداريين, الطلاب)
د- إدارة الأمن والخدمات:
يرأس الأمن والخدمات مدير الأمن وهو مسئول عن أمن المؤسسة كاملاً من كافة النواحي سواء التعليمية (طلاب - قاعات محاضرات) والإدارية والمالية للحفاظ على أمن وسلامة المؤسسة
ومسئولياتها واختصاصتها تتعلق بكل ما يتعلق بنظافة المؤسسة من مكاتب, قاعات تدريس, ساحات,... ألخ